RAPORT PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR ŞI CONTROL ÎN CADRUL JUDECĂTORIEI EDINEȚ 30 MARTIE – 31 DECEMBRIE 2015

RAPORT PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR ŞI CONTROL ÎN CADRUL JUDECĂTORIEI EDINEȚ

30  ARTIE – 31 DECEMBRIE 2015

I.Introducere

Conform prevederilor Legii nr.229 din 23.09.2010 privind „Controlul Financiar Public Intern”, toate instituţiile publice din Republica Moldova care gestionează mijloacele Bugetului Public Naţional sunt obligate să se orienteze spre un sistem modern de gestiune a finanţelor publice, bazat pe conceptul de Control Financiar Public Intern. De asemenea, conform art. 8 al Legii nr. 229, managerul instituţiei trebuie să implementeze sistemul de Management Financiar şi Control conform Standardelor Naţionale de Control Intern în Sectorul Public, ţinând cont de complexitatea şi domeniul de activitate al instituţiei, în baza următoarelor componente: a) mediul de control; b)managementul performanţelor şi al riscurilor; c) activităţile de control; d) informarea şi comunicarea; e) monitorizarea şi evaluarea. Totodată, managerul instituţiei publice, în rezultatul autoevaluării, apreciază organizarea sistemului de MFC şi emite anual, pentru anul precedent, o

declaraţie privind buna guvernare.

Judecătoria Edineț face parte din sistemul naţional al instituţiilor publice, care potrivit art.23 alin (1) şi (4) din Legea nr.514-XIII din 06.07.1995 privind „Organizarea judecătorească” dispune de independenţă organizaţională şi funcţională, care este realizată prin autoadministrarea judecătorească. Această prevedere presupune asigurarea directă de sine stătătoare, prin intermediul organelor administrării judecătoreşti (Consiliul Superior al Magistraturii şi Adunarea Generală a Judecătorilor) a necesităţilor materiale şi a suportului logistic necesar activităţii (HCSMnr.464/19 din 23 iunie 2015).

În aceste condiţii, Judecătoria Edineț în mod individual, prin reprezentanţii

managementului de conducere (preşedintele instanţei de judecată/vicepreşedintele instanţei de judecată şi şeful secretariatului) este responsabilă de asigurarea desfăşurării unei activităţi în mod econom, eficient, eficace, legal, etic şi transparent. Acestea fiind posibile prin realizarea Managementului Financiar şi Control.

În scopul elaborării şi implementării Sistemului de Management şi Control, prin hotărîrea CSM nr. 217/10 din 24.03.2015 au fost desemnate în calitate de instanţe pilot şapte instanţe, printre care şi Judecătoria Edineț.

II. Scopul elaborări şi implementării MFC în Judecătoria Edineț.

În perioada 30 martie - 31 decembrie 2015, Judecătoria Edineț– ca instanţă pilot, a elaborat şi implementat sistemul de management financiar în scopul promovării unui nivel înalt de responsabilitate managerială în procesul de utilizare a fondurilor publice ale instanţei.

III. Obiectivele elaborării şi implementării MFC în Judecătoria Edineț.

În sensul realizării scopului sus-menţionat, în Judecătoria Edineț au fost organizate mai multe activităţi pentru implementarea ulterioară şi continuă a managementului financiar şi control pentru a gestiona mai eficient şi eficace patrimoniul public, totodată şi pentru a realiza obiectivele instanţei de judecată.

IV. Rezultatele elaborări şi implementării MFC în Judecătoria Edineț.

În perioada 30 martie - 31 decembrie 2015, au fost organizate şi desfăşurate activităţi pentru elaborarea şi implementarea MFC orientate spre obţinerea unor rezultate concrete şi anume:

1. Participarea la activităţi de instruire, mese rotunde, ateliere de lucru organizate în scopul implementării MFC;

2. Instituirea grupului de lucru în cadrul Judecătoriei ;

3. Elaborarea planului de acţiuni privind implementarea sistemului MFC;

4. Identificarea şi descrierea proceselor, îndosarierea în registrul proceselor.

5. Identificarea şi evaluarea riscurilor obiectivelor instituţionale şi elaborarea Registrului riscurilor

V. Realizarea rezultatelor elaborării şi implementării MFC în Judecătoria Edineț

1. Participarea la activităţi de instruire, mese rotunde, ateliere de lucru organizate în scopul implementării MFC.

În scopul elaborării şi implementării Sistemului de Management şi Control, Judecătoria Edineț a participat la activităţile de instruire, ateliere de lucru, petrecute de către formatorii proiectului.

În cadrul sesiunilor de instruire reprezentanţii Judecătoria Edineț au fost informaţi, despre importanţa şi necesitatea implementării MFC, cadrul de reglementare al Controlului Financiar Public Intern, rolul Controlului Financiar Public Intern în cadrul procesului de gestiune financiară, elementele Controlului Financiar Public Intern, scopul Managementului Financiar şi Control, responsabilii de instituirea şi implementare a unui MFC eficient, elementele Managementului

Financiar şi Control, limitările Managementului Financiar şi Control.

De asemenea la sesiunile de instruire detaliat a fost discutată modalitatea organizării şi implementării Managementului Financiar şi Control în cadrul instanţelor de judecată, identificarea şi documentarea proceselor, diagrama procesului de organizare şi implementare a MFC.

Totodată, au fost puse la dispoziţie materiale informative şi instructive, (power point), agende de evenimente, exemple de planuri de activitate instituţionale, exemple de registre de riscuri, descrieri narative şi grafice ale proceselor pe suport, note instructive necesare pentru implementarea sistemului de management financiar şi control în instanţele pilot inclusiv şi instanţa pilot – Judecătoria Edineț .

2. Instituirea grupului de lucru în cadrul Curţii de Apel Cahul

În scopul asigurării implementării Managementului Financiar şi Control în  Judecătoria Edineț s-a instituit grupul de lucru, responsabil de realizarea activităţilor planificate în planul de acţiuni pentru organizarea şi implementarea MFC.

În componenţa grupului de lucru au fost incluşi angajaţi ai instanţei care au realizat procesele operaţionale specifice domeniului de activitate al Judecătoria Edineț(şefi a subdiviziunilor, specialişti).

Pe tot parcursul de implementare a sistemului MFC preşedintele grupului de lucru a coordonat monitorizarea şi asigurarea implementării cu succes şi în termenii stabiliţi a planului de acţiuni.

Secretarul grupului de lucru a fost responsabil de pregătirea şedinţelor grupului de lucru pentru organizarea activităţilor de implementare a MFC, consolidarea documentaţiei elaborate conform planului de acţiuni şi definitivarea Registrului riscurilor.

3. Elaborarea planului de acţiuni privind implementarea sistemului MFC

Membrii grupului de lucru în colaborare cu coordonatorii proiectului MFC au elaborat planul de acţiuni privind implementarea sistemului MFC.

În planul de acţiuni privind implementarea sistemului MFC au fost incluse toate activităţile necesare pentru elaborarea, consolidarea sistemului MFC, persoanele responsabile de realizarea acţiunilor, termenele de realizare a activităţilor, indicatorii de realizare.

Pentru a urmări consecutivitatea etapelor ce trebuie să fie realizate activităţile au fost planificate în felul următor:

-         Identificarea proceselor;

-         Documentarea şi descrierea proceselor (acte normative ce prevăd procesul);

-         Identificarea obiectivelor şi a acţiunilor instanţei de judecată;

-         Identificarea riscurilor;

-         Registrul riscurilor;

-         Monitorizarea implementării MFC;

-         Autoevaluarea implementării MFC;

-         Emiterea declaraţiei privind buna guvernare;

-         Revizuirea, actualizarea obiectivelor de activitate a proceselor riscurilor,registrul riscurilor.

Planul de acţiuni privind implementarea sistemului MFC a fost adus la cunoştinţa tuturor angajaţilor din instanţă implicaţi în procesul de implementare a procesului Managementului Financiar şi Control.

4. Identificarea şi descrierea proceselor, îndosarierea în registrul proceselor

În colaborare grupul de lucru, şefii subdiviziunilor au identificat toate procesele din subdiviziunile Judecătoriei Edineț.

Pentru realizarea descrierii proceselor a fost identificat cadrul normativ care

reglementează fiecare proces de lucru, adică toate actele unde se regăsesc prevederi ale procesului care se descrie.

Identificarea participanţilor la proces, toţi cei care sunt implicaţi şi responsabili de derularea anumitor activităţi.

Descrierea narativă a procesului sa făcut după modelul prezentat de către formatorii proiectului.

5. Identificarea şi evaluarea riscurilor obiectivelor instituţionale şi elaborarea Registrului riscurilor

În scopul anticipării şi reacţionării la diferite evenimente, care pot afecta realizarea obiectivelor strategice şi operaţionale, au fost identificate riscurile cu care se confruntă instanţa.

Fiecare subdiviziune a identificat riscurile care pot împiedica atingerea obiectivelor, din punct de vedere al costurilor resurselor şi a timpului.

După ce au fost identificate riscurile a urmat etapa de evaluare. Determinarea probabilităţii cât de des se poate produce riscul, determinarea impactului posibilelor efecte generate de manifestarea acestui risc, calcularea valorii riscurilor, clasificarea riscurilor în ordinea priorităţii pentru fiecare obiectiv la care se referă.

Ca reacţii, la riscuri, au fost luate în consideraţie atitudinile, tolerarea, diminuarea, eliminarea şitransferarea riscurilor. Registrul riscurilor întocmit cuprinde riscurile identificate şi evaluate.

VI. Concluzii

Proiectul de implementare a Managementului Financiar şi Control în cadrul Judecătoriei Edineț a avut scopul de a promova un nivel mai înalt de responsabilitate managerială în procesul de utilizare a fondurilor publice.

Sistemul de management financiar şi control cuprinde integral mecanisme de autocontrol, iar măsurile privind eficacitatea acesteia au evaluarea riscurilor.

În procesul de implementare a sistemului de management financiar şi control în instanţă au fost identificate şi desfăşurate toate procesele de activitate, conform prevederilor legislaţiei, ajustate fişele de post, revizuite planurile de activitate, obiectivele, identificate şi evaluate riscurile, în rezultat

întocmite registrul proceselor şi registrul riscurilor.

Judecătoria Edineț a implementat Sistemul de Management Financiar şi Control. Acest sistem va permite integral furnizarea unei asigurări rezonabile că, fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor să fie utilizate în condiţii de transparenţă, economicitate, eficienţă, eficacitate, legalitate,etică și integritate.